Contar con este instrumento en tu empresa te permite dormir tranquilo

¿A veces te genera intranquilidad la situación de la empresa? estás preocupado por la caída de ventas? por la pérdida de rentabilidad o por corridas financieras? no sabés si son síntomas de que algo no anda bien o es solo una impresión tuya?

Quizás la sensación sea como la de estar en arenas movedizas que te impide tomar decisiones con la seguridad que tenías en otros momentos.

Y esto sucede porque no sabes a ciencia cierta cuál es la situación de la empresa. En otras palabras: lo que te preocupa no es lo que pasa sino no saber qué es lo que realmente pasa. 

Porque si antes la facturación y la disponibilidad de caja eran tus guías y tenías en la cabeza todas las variables del negocio, hoy en una empresa del tamaño de la tuya, ya no son señales que te permitan darte cuenta de cómo están las cosas.

Frente a esto, las tres situaciones posibles son:

  1. Que estés preocupado porque notas mayor complejidad y algunos desajustes pero que, sin embargo, el negocio esté funcionando sin mayores problemas.
  2. Que haya algunas situaciones que, de no corregirse, tiendan a poner en riesgo la rentabilidad y el funcionamiento del negocio.
  3. Que la empresa esté en una emergencia real y haya que tomar medidas urgentes.

Sea como sea, lo primero que hay que hacer, es saber lo que está pasando. Necesitas una evaluación rápida de los signos vitales para saber si los síntomas son una falsa alarma o si son serios, y en tal caso, definir el tratamiento. Antes de salir a abrir un nuevo local, tomar compromisos financieros o correr a buscar soluciones, necesitas el GPS que te diga cuál es la ubicación actual.

La verdadera forma de dominar las cosas es contar con información simple y clara. Y esto no tiene nada que ver con llenarse de planillas saturadas con cifras. Significa representar la realidad por medio de un mapa de negocio que describa lo que sucede para facilitar la toma de decisiones. Con esta herramienta el “griterío” de variables a analizar se organiza de una manera racional y muchas de las voces mentales se callan ante datos reales. Un mapa de negocio implica contar con información confiable y adecuada, en tiempo y forma. Es un instrumento de fácil interpretación que pone de relieve los aspectos importantes y te permite un acercamiento más comprensivo.

El mapa de negocio ayuda a simplificar las partes que se quieren enfocar, resume los indicadores claves del negocio y permite visualizar en pocos minutos la situación de la empresa.

Las cuatro caras que tiene que tener son:

  • Económica: saber si la empresa está ganando o no. Y, si es rentable, saber cómo se genera la rentabilidad, y en el caso en que no lo sea, identificar dónde se origina la falta de rentabilidad.
  • Financiera: es una proyección simple y sencilla de ingresos y egresos, sobre todo de egresos. Pero también incluye la evolución de días en la calle para tener control de la cobranza.
  • Capital de trabajo: significa determinar qué capital se necesita para que la rueda de negocio siga funcionando.
  • Curva ABC: te permite identificar los factores más relevantes en los resultados (ya sea en ventas, costos, clientes, productos, cobranzas, etc.) respecto de aquellos que, aunque pueden distraer, no tienen mayor peso o valor.

Para implementarlo de manera inmediata, y hasta ir afinándolo, se puede partir de montos aproximados, usando valores estadísticos, costos por definición y gastos generales por estimación. Incluso, al principio, con el objetivo de agilizar y explicitar los resultados se puede llegar a prescindir del stock. Lo importante es dominar los números y mejorar los juicios y las opciones.

¿Cuánto tiempo lleva hacer un mapa de negocio? Aunque depende de la información y el registro que tenga la empresa, se puede tener en un mes, si para ello se guía acertadamente y de manera enfocada a algún colaborador del área administrativa para que lo pueda hacer.

Este mapa no se elabora de manera lineal como una suma de partes hasta llegar a tenerlo completo. No se trata de agregar cada vez mayor información con más nivel de detalle, al contrario, lo que se busca es que represente la situación global sin entrar en datos pormenorizados que distraigan. Debe mantener la información básica para la toma de decisiones e ir incluyendo progresivamente los temas que importan, por esto, a medida que se utiliza van surgiendo otras demandas y necesidades que más adelante habrá que contemplar.

Lo importante es que la información se mantenga siempre en un nivel de síntesis y abstracción que facilite la mirada sin distraerte con datos innecesarios que te pueden tentar a intervenir en decisiones de colaboradores que justamente requieren que les des autonomía.

Esta información trae agilidad y efectividad y la experiencia nos muestra que incrementa, de manera objetiva, las posibilidades de aumentar las ganancias.  

Con este mapa podes darte cuenta de qué líneas de negocio, qué canales y qué tipo de clientes generan rentabilidad. Para transparentar el rendimiento de diferentes áreas de la empresa es necesario dejar de lado los casos individuales (lo anecdótico) y agrupar las variables del mismo tipo para poder analizar tendencias. La situación del conjunto es importante pero no lo es la situación particular de cada agente. Importa cómo evolucionó el margen comercial y no ese descuento que se hizo, es relevante el ausentismo en fábrica y no ese empleado que siempre falta, qué vendedor trae rentabilidad y no esa venta que se perdió, interesan los tiempos promedio de diseño de los trabajos y no particularizar en ese que te “volvió loco”…

Si te guías por lo que ves y por los acontecimientos particulares, podes llegar a preocuparte por algo que no sería importante si vieras los valores que representa en el conjunto. O a la inversa, podrías entusiasmarte con señales de progreso que fueran engañosas.

Lo peor de todo esto es no estar usando tu tiempo para lo verdaderamente importante.

El mapa de negocio ante todo te brinda alivio, te permite saber dónde estás parado y es la base para que tus decisiones estén orientadas a la rentabilidad. También te ayuda a relativizar ciertos temas menores y te saca una enorme carga mental al quitarte cosas de la cabeza. Pero sobre todo te permite una mirada distinta del negocio, mucho más estratégica y alineada a tu rol empresario.